5 conseils essentiels pour rédiger des courriels impactant

Bien qu’ils soient souvent déplorés, les courriers électroniques continuent d’être le soutien vital du monde des affaires. Selon les statistiques du groupe Radicati, en 2015, 205 milliards de courriers électroniques sont envoyés chaque jour. Pourtant, les gens font toujours les mêmes erreurs qu’il y a dix ans.

Avec des boîtes de réception pleines et un monde qui manque de temps, l’envoi de courriers électroniques efficaces est devenu un élément crucial de la réussite, non seulement pour les petites entreprises mais aussi pour les organisations du monde entier.

En tant que start-up cherchant à développer son activité, le marketing par courrier électronique devrait être un élément important de votre stratégie de développement commercial.

Nous vous présentons ci-dessous cinq conseils clés pour que vos courriels soient efficaces, aient l’impact dont vous avez besoin et vous aident à éviter les erreurs inutiles.

Définissez votre objet

Avec des courriers électroniques apparemment interminables qui arrivent chaque jour sur les comptes de messagerie, il est impératif que vous ne perdiez pas de temps pour aller droit au but. Soyez précis et soyez bref. Si vous invitez une personne que vous ne connaissez pas à un événement, montrez-lui de façon concise que vous l’invitez effectivement à un événement. Cela augmentera considérablement la probabilité qu’elle interagisse avec votre courrier électronique. N’UTILISEZ JAMAIS, JAMAIS, TOUTES les majuscules ou plusieurs points d’exclamation. Dans les courriels de marketing, si vous pouvez personnaliser le sujet, c’est encore mieux. Les lignes d’objet peuvent faire ou défaire votre courriel.

Soyez sympa

Pour tous ceux qui ont déjà reçu un courriel de plus de 250 mots – pourquoi ? Comme le sujet de votre message, un bon courriel va droit au but. Si vous demandez quelque chose, demandez-le. Gardez toujours à l’esprit le but de votre courriel. Regroupez les informations importantes de manière à ce qu’elles soient facilement accessibles, et utilisez des points de suspension et des mises en évidence. Si quelqu’un doit parcourir un roman de JRR Tolkien pour découvrir que vous avez besoin d’aide, il est beaucoup moins probable qu’il vous la donne. En gardant cela à l’esprit…

Conserver une structure en trois parties

Même si elle est courte, vous pouvez toujours suivre une structure standard pour donner à vos courriels clarté et personnalisation. Utilisez une ouverture pour entamer une conversation, ou maintenez un dialogue continu qui crée et favorise une relation par courriel. Ensuite, utilisez la partie principale du courriel pour expliquer le but et atteindre l’objectif du courriel. Enfin, résumez avec une brève conclusion ou une signature personnelle. Cette structure permet de garder le courrier électronique formel, de le personnaliser et de mettre fin à toute divagation.

Tenez compte de vos destinataires

Nous avons tous entendu des histoires d’horreur de personnes envoyant des e-mails à une mauvaise adresse – des patrons recevant des e-mails moins que flatteurs destinés à quelqu’un d’autre. Le meilleur conseil : n’envoyez pas de courriels peu flatteurs. Mais comme meilleure pratique, ajoutez toujours l’adresse électronique en dernier pour éviter d’envoyer accidentellement un message trop tôt. Attention aussi à la fonction « Répondre à tous ». Certains e-mails sont configurés pour répondre automatiquement à tous, et il n’y a rien de pire que de devenir l' »histoire » après avoir accidentellement répondu à tous.

Réservez du temps pour les courriels

Cela peut sembler contre-productif – mais écoutez-nous. Un bon conseil pour tous ceux qui envoient des courriels professionnels est de consacrer du temps à vos courriels chaque jour, de préférence pas au début ni à la fin. Effectuez vos tâches importantes au début de la journée, puis consacrez une demi-heure à vos courriels en milieu de matinée et en milieu d’après-midi. À moins qu’il ne s’agisse de correspondance à caractère urgent, la désignation de créneaux pour les courriels tout au long de la journée vous permettra à la fois d’améliorer votre productivité et de vous concentrer sur le contrôle de votre boîte de réception, en mettant en pratique les conseils de cet article. Vous ferez beaucoup moins d’erreurs et rédigerez de meilleurs courriers électroniques si vous les traitez comme une tâche de courte durée, au lieu de répondre à des courriers électroniques toute la journée et de les rédiger à la volée.