Le choix d’une solution erp pour la gestion de votre entreprise

Avant de faire le choix de la solution erp, il est nécessaire d’analyser les besoins de votre entreprise, de définir ses stratégies de développement et d’évaluer les coûts de l’acquisition d’une solution. Aujourd’hui, certaines fonctionnalités offertes par les solutions erp sont devenues des standards.

Qu’est-ce qu’un logiciel ERP

Ce qui nous amène à définir ce qu’est un logiciel ERP et les fonctionnalités qu’il doit posséder.

Un logiciel ERP (Enterprise Resource Planing) est une application informatique qui permet de gérer le cycle de vie des produits, c’est-à-dire toutes les opérations liées à la production, aux ventes et à l’approvisionnement.

On parle aussi de PGI ou progiciel de gestions intégrées.

Les principales fonctions d’un ERP sont : la saisie des commandes, la gestion des stocks, la gestion des clients et fournisseurs, la gestion des achats, l’édition et la facturation des factures, la gestion des paiements, la gestion de la paie, le suivi de la trésorerie et les analyses financières.

Un logiciel ERP est donc en général constitué de plusieurs modules qui sont :

• Un module d’information : il gère toutes les données de l’entreprise.

• Un module d’exploitation : il a pour but de gérer les opérations quotidiennes de l’entreprise.

• Un module de production : il permet d’optimiser la gestion des ressources matières premières et humaines.

• Un module de vente : il permet de gérer le cycle de vie des produits et le marketing.

• Un module de création commerciale : il permet d’optimiser la gestion des offres commerciales

• Un module de gestion financière : il permet d’optimiser la gestion des coûts et de la trésorerie

• Un module de gestion de la paie : il permet d’optimiser la gestion du personnel.

• Un module de gestion des achats : il permet d’optimiser la gestion du planning des achats et des approvisionnements.

Le logiciel ERP a donc un effet logique : l’amélioration de la performance et de l’efficacité économique d’une entreprise. A condition bien sûr, que tout fonctionne comme sur le papier. Autrement dit que toutes les équipes s’en approprient facilement le fonctionnement et que l’organisation s’y adapte facilement. Ce qui suppose en réalité surtout que l’ERP soit bien adapté lui-même à l’organisation dans laquelle il s’installe.

Le logiciel ERP a généralement un coût important. En effet, tous les modules d’un logiciel ERP doivent être achetés séparément et son prix est fonction du nombre de postes informatiques à intégrer, c’est-à-dire de l’effectif total de l’entreprise. C’est pourquoi il est recommandé de faire appel à un consultant afin de bien choisir son logiciel ERP. Un consultant permet de bien définir toutes les fonctionnalités qui répondent aux besoins d’une entreprise. C’est pour cela que chez Inventiv-it, nous revendiquons le concept de consultant augmenté. Le consultant augmenté est celui qui va plus loin que concevoir une architecture pour s’adapter à l’organisation existante. C’est celui qui prévoit aussi l’avenir et la façon dont l’entreprise va pouvoir profiter de l’ERP pour innover, anticiper, s’adapter.

Une entreprise n’achète pas un logiciel ERP comme un paquet de céréales parce que cela est globalement plus économique et moins compliqué, mais parce que cela permettra de réduire les coûts et d’accélérer le rythme de la croissance. Pour s’assurer du retour sur investissement, il faut choisir le bon logiciel. Selon la taille de l’entreprise, son secteur d’activité et sa politique d’acquisition.

Comprendre les différentes solutions ERP

Les logiciels ERP peuvent se classer en quatre catégories :

1. Les logiciels ERP complets : ils sont entièrement intégrés et couvrent tous les besoins d’une entreprise. Ils sont composés de plusieurs modules et sont très complets et sophistiqués.

2. Les logiciels ERP hybrides : ce sont des logiciels qui combinent plusieurs modules et qui permettent donc de couvrir différents besoins d’une entreprise.

3. Les logiciels ERP spécialisés : on met dans cette catégorie les logiciels ERP qui sont spécialisés sur une fonction et qui ne couvrent pas tous les besoins d’une entreprise.

4. Les logiciels ERP « à la carte » : ils ne sont pas intégrés et ne couvrent que les fonctions que l’entreprise a souhaité connecter entre eux.

Les logiciels ERP permettent d’améliorer les processus de l’entreprise grâce à l’efficacité et la transparence que leur apporte. Toutefois, chaque entreprise a ses propres besoins et ses propres attentes. Les différents types de logiciels ERP doivent donc être choisis en fonction des besoins et attentes de l’entreprise.

Quel type d’ERP choisir ?

Les logiciels ERP complets sont particulièrement intéressants pour les entreprises qui ont un large éventail de besoins à couvrir mais qui n’ont pas les ressources pour s’en occuper. Ils permettent d’avoir un système intégré et fonctionnel qui va permettre une collaboration efficace entre les différents services de l’entreprise.

Les logiciels ERP hybrides sont davantage adaptés aux entreprises qui ont un nombre de besoins moyens à couvrir et qui ont les ressources pour s’en occuper. Les logiciels ERP hybrides sont plus simples à mettre en place que les logiciels ERP complets et permettent de ne pas avoir à faire de choix important.

Ils permettent également d’avoir un système intégré et fonctionnel qui va permettre une collaboration efficace entre les différents services de l’entreprise.

Les logiciels ERP spécialisés sont particulièrement adaptés aux entreprises qui ont un nombre de besoins limités à couvrir et qui ont les ressources pour s’en occuper. Les logiciels ERP spécialisés ont peu de fonctions mais permettent de délivrer un résultat conforme au cahier des charges.

Les logiciels ERP « à la carte » sont particulièrement adaptés aux petites entreprises qui ont peu de besoins à couvrir et qui n’ont pas les ressources pour s’en occuper. Les logiciels ERP « à la carte » sont plus simples à mettre en place que les logiciels ERP complets et permettent de ne pas avoir à faire de choix important. Ils permettent également d’avoir un système intégré et fonctionnel qui va permettre une collaboration efficace entre les différents services de l’entreprise.

Depuis quelques années, les sociétés partent de plus en plus vers la « dématérialisation » où elles dématérialisent leurs documents papiers et les stockent dans un logiciel de gestion. Cette démarche permet de gagner du temps, de l’argent et de l’espace.

Les concepts de l’ERP

Les systèmes ERP sont conçus autour d’une structure de données unique et définie qui possède généralement une base de données commune. Cela permet de s’assurer que les informations utilisées à l’échelle de l’entreprise sont normalisées et basées sur des définitions et des expériences utilisateur communes. Ces concepts fondamentaux sont ensuite mis en oeuvre avec des processus métier pilotés par des flux de travail au sein des départements métier (par exemple, services financiers, ressources humaines, ingénierie, marketing, opérations). Bien sûr, ils doivent être connectés entre eux, afin que des utilisateurs différents puissent faire appel à des datas identiques, mais pour des besoins différents.

L’ERP garantit également que les champs et attributs de la donnée sont bien identifiés et utilisés de la même façon partout. Si les chambres à air de VTT d’un grand distributeur sont appelés « chambres VTT » dans la gestion des stocks, « chambres à air » dans le système de facturation , et « chambres vélo» dans un troisième, il serait difficile pour l’entreprise de savoir combien il gagne avec ces produits, s’il doit changer de fournisseur ou négocier pour obtenir un meilleur prix.

Les avantages de l’ERP

On le perçoit avec cet exemple : les avantages de l’ERP sont donc logiques et nombreux. Les coûts d’entrée sont réduits, la fiabilité des données est améliorée, le partage des informations est facilité, l’automatisation des processus métier est simplifiée, l’intégration et la communication sont facilitées entre les départements et les entités de l’entreprise.

Pour parvenir à profiter de tous ces avantages, il ne faut pas se tromper lors des phases de conception. Le projet informatique doit en effet être décliné en plusieurs phases. Dans le cas d’un logiciel ERP, il y a plusieurs phases qui sont :

Les phases de conception d’un logiciel ERP sont donc les suivantes :

Phase de conception du cycle de vie du logiciel :

Phase de conception du système d’information :

Phase de conception informatique :

La phase 1 est celle qui est la plus longue, et qui demande un investissement important. Elle concerne l’architecture du système d’information en fonction des besoins et des contraintes de l’entreprise. Cette phase définit les fonctionnalités, les besoins et le cahier des charges du logiciel. On a donc besoin d’un architecte du système d’information, qui est un spécialiste de l’architecture des systèmes d’information.

Cette phase 2 est très importante, car elle détermine les modalités de fonctionnement du logiciel. Elle consiste à déterminer les outils qui seront utilisés, et la façon dont ils vont être utilisés.

Dans certains cas, il est possible de passer directement à la phase de déploiement, sans passer par des phases préliminaires notamment si le projet est petit et/ou le besoin est clair (ex : mise en place de logiciels ERP pour une nouvelle activité dans une entreprise).

Il est donc important de bien cibler son projet d’ERP et de bien choisir son intégrateur, afin de ne pas avoir de mauvaises surprises par la suite.

Comprendre les solutions cloud

L’ERP a beaucoup d’avenir dans le cloud. Certes, pour les entreprises, retirer les systèmes on-premise (dans ses locaux) et passer entièrement au Cloud en une seule fois est rarement possible. Elles n’osent en général pas franchir le pas.

Cependant, garder le cap et ignorer tous les avantages des systèmes de planification des ressources d’entreprise dans le cloud ne constitue pas non plus la panacée. Pourquoi devriez-vous envisager d’utiliser des applications Cloud pour remplacer ou compléter votre système on-premise ?

Un système Cloud est plus facile à mettre en œuvre et à utiliser. Il permet de gérer des ressources sans avoir à recruter du personnel spécialisé en développement. Il offre aussi une souplesse d’utilisation, puisque vous pouvez accéder à vos données depuis n’importe quel endroit dans le monde.

Avec un système Cloud, vous ne servez plus d’applications qui ne sont pas votre cœur de métier.

Le Cloud fournit des fonctionnalités spécialement conçues pour les entreprises et leurs besoins.

Les outils de planification des ressources dans le Cloud sont plus faciles à mettre en œuvre et à utiliser que ceux destinés à être utilisés sur-mesure. Les applications Cloud sont aussi plus nombreuses et permettent d’obtenir un retour sur investissement plus rapide.

Avec les applications Cloud, vous n’avez pas besoin d’investir des millions dans de l’infrastructure. Et donc, la mise en place d’un ERP ou l’évolution de celui-ci pour s’adapter aux besoins du futur, est un excellente occasion de se demander si l’on n’a pas intérêt à basculer tout ou partie des budgets affectés traditionnellement à l’architecture, vers des applications plus agiles et plus innovantes.