Le bordereau d’envoi de colis : quelles informations doit-il contenir ?

Lorsque vous expédiez des marchandises à l’international, vous devez remplir un bordereau d’envoi de colis. À quoi sert ce bordereau, que contient-il et à qui s’adresse-t-il ? Découvrez dans ce guide tout ce qu’il faut savoir à propos de ce document pour mieux le remplir.

Qu’est-ce qu’un bordereau d’envoi de colis ?

Vous souhaitez envoyer quelques marchandises à un client japonais ? Pour préparer l’envoi colis Japon, la plateforme d’expédition vous demande de remplir et d’imprimer un bordereau d’envoi. Parfois, vous entendez le nom « bordereau d’expédition » ou « étiquette de transport », mais toutes ces appellations désignent un même et unique document.

Le bordereau d’envoi affiche les informations indispensables permettant au transporteur de livrer le colis à la bonne destination. Il contient toutes les informations utiles pour contacter et retrouver l’expéditeur et le destinataire (nom et prénom, adresse, code postal, ville, pays, numéro de téléphone, etc.).

Il récapitule des indications importantes sur les colis (description des contenus, valeur des contenus, le nombre de colis, son poids et ses dimensions). Il mentionne également des informations relatives au mode d’expédition et de livraison choisi. Et ce, afin que les prestataires puissent fournir les services qu’on attend d’eux.

Comment fonctionne un bordereau d’envoi de colis ?

Le bordereau d’envoi fait office de contrat entre l’expéditeur (vous) et le transporteur (représenté ici par la plateforme d’expédition). Il signifie que vous avez payé les services mentionnés et que l’expéditeur se charge de les exécuter pour envoyer le colis à son destinataire.

C’est un document obligatoire à joindre à votre colis pour que celui-ci puisse être acheminé jusqu’à son destinataire (votre client). Il donne au transporteur et au livreur local les instructions concernant l’acheminement du colis.

Les chiffres, les lettres, les QR codes ou les codes-barres qui s’affichent sur le document ont toute leur importance. Veillez à ce qu’ils ne soient pas entachés, effacés, illisibles ou déchirés par de fausses manipulations.

Où procurer le bordereau d’envoi de colis ?

Le bordereau d’envoi est un document que vous devez remplir et signer par vous-même ou par un représentant de l’entreprise. C’est la plateforme d’expédition qui vous le fournit, et vous pouvez le remplir de trois manières différentes.

Remplir le bordereau d’envoi de colis en ligne 

• Rendez-vous sur le site web de la plateforme de livraison.
• Remplissez toutes les informations relatives au colis à expédier.
• Vous obtenez le bordereau d’envoi dûment rempli à partir des informations que vous avez fournies, il ne vous reste plus qu’à l’imprimer.

Recevoir le bordereau d’envoi de colis par mail 

Certaines entreprises d’expédition envoient le bordereau d’expédition à leur client via un mail. Dans ce cas, il faut télécharger le document avant de le remplir.

Recevoir le bordereau d’envoi par courrier ou en main propre

Il se peut également que vous receviez l’étiquette de transport sous forme de document physique (en papier). Il ne vous reste plus qu’à le compléter correctement.

Remarques importantes 

• Pour remplir le bordereau, privilégiez la saisie par ordinateur afin d’avoir une meilleure lisibilité. Soignez vos écritures si vous devez les remplir à la main.
• Chaque plateforme dispose de son propre modèle de bordereau d’expédition. Vous devez utiliser le modèle qui vous a été fourni, car celui-ci est conçu pour être adapté au processus de tri et d’expédition de la plateforme.

Quelles sont les informations qui doivent figurer sur le bordereau d’envoi de colis ?

Les informations suivantes vous sont demandées au moment de préparer votre bordereau d’expédition.

• Votre identité et vos coordonnées (date, nom et prénom, adresse complète, adresse complète, numéro de téléphone). S’il s’agit d’une entreprise, il faut ajouter le nom de la société. Parfois le numéro d’identifiant fiscal est aussi requis.
• L’identité et les coordonnées du destinataire (les mêmes informations que celles de l’expéditeur).
• Les informations concernant le colis à envoyer : type, nombre, poids, dimensions. Pour l’envoi à l’international, il faut mentionner les descriptions des marchandises, leur valeur et leur Code SH.
• Les informations relatives aux services d’expédition (type de collecte, type de livraison, etc.).

Remarques importantes 

• Veuillez compléter correctement le code postal et le pays de destination de votre colis. Le nom de ville ne suffit pas à déterminer la localisation du destinataire.
• Le numéro de colis est très important, c’est l’élément clé pour le suivi de colis. Vous pouvez communiquer ce numéro à votre client afin qu’il puisse aussi suivre l’évolution de l’acheminement de sa commande.

Comment imprimer le bordereau d’envoi de colis ?

Pour imprimer un bordereau d’expédition, il suffit de sélectionner le document, puis de lancer l’impression.

Pour avoir un document lisible, il est conseillé de l’imprimer à l’aide d’une imprimante thermique sur un rouleau d’étiquettes. Si vous ne possédez pas cet outil, il vaut mieux utiliser une imprimante laser plutôt que l’imprimante à jet d’encre.

Les normes en matière de dimensions d’un bordereau d’envoi de colis sont : 10 x 15 cm, 15 x 7 cm ou 10 x 10 cm. Respectez ces formats lorsque vous devez imprimer vous-même votre étiquette de transport.

Une fois que le bordereau est prêt, apposez-le sur le dessus du colis. Vous pouvez utiliser une pochette d’expédition adhésive afin de le protéger et de protéger tous les autres documents (factures, fiches de garanties, documents douaniers…).

Vous êtes désormais au courant de toutes les informations concernant l’utilisation du bordereau d’envoi. Si vous connaissez déjà les étapes pour expédier vos colis, vous n’avez plus aucun mal pour desservir vos clients à l’étranger.