Télésecrétariat médical : les informations importantes à savoir pour sa mise en place

Actuellement, les médecins généralistes comme les spécialistes ont recours au télésecrétariat médical. Ce service effectué à distance est reconnu pour s’adapter aux besoins des professionnels de santé. Cependant, sa mise en place demande une certaine préparation et des connaissances dans le milieu afin de prendre les bonnes décisions et d’assurer en même temps une bonne organisation de la structure médicale. Pour vous guider dans votre projet, découvrez quelques informations à retenir dans cet article.

Connaître au préalable les missions d’un télésecrétaire médical

Le télésecrétariat médical rassemble les services d’accueil téléphonique et d’assistanat administratif. Les prestations sont proposées par des prestataires de service spécialisé dans l’externalisation, comme un centre d’appels. Avec l’évolution d’internet et des nouvelles technologies, ce service a également connu un développement concret marqué par les performances accrues des télésecrétaires. D’ailleurs, de nombreux sites d’entreprises détaillent les différentes offres actuelles.

Dans l’exercice de leur métier, les télésecrétaires sont en mesure de remplir de nombreuses tâches pour les clients, mais ils les entreprennent en fonction des besoins des praticiens et des médecins. Malgré tout, le télésecrétaire médical se doit d’assurer la gestion des appels entrants et l’accueil téléphonique des patients. Mais il est aussi amené à se charger de la prise de rendez-vous médicaux et la gestion des agendas des consultations.

Outre ces tâches, avec une offre plus complète, un télésecrétaire médical doit s’élargir dans l’assistanat et la prise en charge des tâches comptables, administratives et commerciales. Cela inclut notamment le devis, la saisie, le classement, le suivi de dossiers ou encore l’archivage.

À partir de ces différents points, on constate l’importance du télésecrétaire médical au sein d’une unité de santé.

Le télésecrétaire médical : pour qui ?

Comme affirmé dans les lignes précédentes, le télésecrétariat médical est adapté aux besoins des professionnels de la santé tels que :

• Les médecins généralistes
• Les spécialistes : cardiologues, chirurgiens, gynécologues, pneumologues, allergologues, pédiatres, vétérinaires…
• Les professionnels du paramédical : psychologues, infirmiers, kinésithérapeutes, podologues, diététiciens, ergothérapeutes, psychothérapeutes…
• Aux praticiens en soins naturels, des thérapeutes holistiques et aussi les spécialistes des médecines douces.

La mise en place d’un service de télésecrétariat est bénéfique pour optimiser l’organisation d’une structure. Il coordonne également l’accueil des patients sous toutes les formes.

Les bonnes raisons de se tourner vers le télésecrétariat médical

Tout comme les entreprises, les cabinets et les centres de soins spécialisés doivent traiter les sollicitations téléphoniques, mais aussi l’organisation des rendez-vous. Or, il est compliqué pour le spécialiste ou le médecin de répondre aux appels ou de consulter son agenda tout en assurant une consultation. Cette tâche doit revenir à une ou des personnes dédiées.

Cela explique l’intérêt à avoir un service dédié à cette tâche pour que le médecin puisse se concentrer sur son métier. Là encore, il est possible d’embaucher en interne des secrétaires. Cependant, cela pourrait engendrer des coûts élevés en raison des charges sociales et l’acquisition de matériels spécifiques associés. Autant profiter des avantages procurés par les prestations des entreprises externalisées.

En confiant le secrétariat médical à des experts du secteur, les professionnels de la santé pourront profiter de :

• Une flexibilité accrue : des services personnalisables et sur mesure (intervention quotidienne ou ponctuelle, en dehors des horaires d’ouverture…)
• Des services à la carte : choisir la formule correspondante
• Des coûts abordables et maîtrisés : la facture dépend du travail réalisé
• Éviter les dépenses supplémentaires : achat de matériels (mobilier, fournitures diverses, ordinateur, téléphone…)