COMMENT ORGANISER UNE CONFÉRENCE ?

Au cours de la vie d’une entreprise ou d’une organisation à but non lucratif, une conférence est un excellent moyen de laisser une impression durable aux participants et de vous aider à atteindre vos objectifs (commerciaux notamment). Elle permet également de faire passer des messages pertinents et adaptés à vos problèmes. Pour maximiser le succès de votre événement, voici les étapes à suivre pour organiser une conférence.

Pourquoi organiser une conférence ?

L’objectif d’une conférence est de créer un moment de dialogue, d’information et de débat sur un sujet. Une conférence est un bon moyen de se faire connaître, de mener une action de communication et d’améliorer son image. Elle vous offre également la possibilité de recruter de nouveaux membres, bénévoles et partenaires financiers.

Définissez le thème et la liste des invités.

En tant qu’entreprise à l’origine de l’événement, vous devez réfléchir à la fois au contenu et à la forme. Il est important de s’assurer que le déroulement de la conférence permette d’atteindre l’objectif fixé au préalable. Les différentes animations doivent être en rapport avec le thème principal et avoir une réelle valeur ajoutée pour les participants. Les invités sont venus pour recevoir un certain contenu, c’est à vous de faire en sorte qu’ils soient satisfaits à la fin de la journée. Il est important de communiquer correctement le contenu de votre projet d’événement afin d’attirer les bonnes personnes.

Parallèlement à sa réflexion sur le choix du thème, l’organisateur de l’événement a généralement déjà une idée des personnes qu’il souhaite inviter. La définition du thème est en effet influencée par le groupe cible. Par exemple, une entreprise qui fabrique des meubles souhaite planifier une conférence sur l’utilisation de matériaux responsables. En élaborant le thème détaillé, elle sait qu’elle veut s’adresser à ses clients pour les sensibiliser à cette problématique.

Un conseil supplémentaire : réfléchissez à la possibilité de désigner une équipe au sein de votre organisation qui sera responsable du bon déroulement de votre événement.

Trouver le bon lieu et aménager l’espace

En ce qui concerne le lieu de la conférence, prévoyez une salle suffisamment grande et bien insonorisée. Il est donc important de connaître à l’avance le nombre approximatif d’invités qui seront présents. Si vous disposez d’une salle appropriée, il ne vous reste plus qu’à l’aménager en fonction du nombre de participants présents. Les possibilités sont nombreuses : Salles des fêtes, salles communales, gymnases d’écoles, établissements scolaires, locaux privés, etc. Le choix de votre lieu de réunion dépend de plusieurs facteurs : L’emplacement, la capacité d’accueil, la fonctionnalité et les aspects techniques ou encore l’équipement. Si le lieu que vous affectionnez particulièrement n’est pas équipé comme vous le souhaiteriez, vous pouvez vous adresser à des prestataires de services qui louent de la vaisselle et du matériel comme des Options Belgique.

En ce qui concerne l’aménagement de l’espace, nous avons les conseils suivants à vous donner :

• Éclairage : la salle doit pouvoir être bien éclairée, notamment pour l’oratoire. Nous proposons des caissons d’éclairage de 150W ou 300W.
• Mobilier : le mobilier de la salle se compose généralement d’un pupitre, s’il n’y a qu’un seul orateur, et de sièges. Nous vous recommandons notre pupitre en plexiglas et nos chaises pliantes grises. Pour créer une ambiance de meet-up, vous pouvez également louer nos dalles de moquette pour recouvrir le sol de votre salle.
• Accessoires et matériel audiovisuels : pour agrémenter votre discours, vous pouvez projeter votre présentation en arrière-plan à l’aide de notre projecteur. Nous mettons également à votre disposition une installation sonore composée d’un haut-parleur ainsi que de deux microphones.