Réussir votre premier événement professionnel

L’organisation d’un premier événement d’entreprise peut être très délicate et prendre beaucoup de temps. Pour vous aider à voici 6 conseils et étapes clés pour organiser votre événement professionnel !

Créez un fichier spécial pour votre événement professionnel

Il s’agit du document stratégique important : budget, objectifs (à court et à long terme) et principes fondamentaux de votre entreprise. Il est toujours bon de faire un brief, de s’assurer que vous êtes toujours en phase avec vos objectifs et vos ambitions d’origine. Dans ce fichier, il faut un document où noter les points clés de la planification pré-événement, il s’agira de tous les points que vous devrez régler avant l’événement : la date, l’heure, le lieu, les participants, la restauration, la sécurité …

Trouvez un lieu et une date

Choisissez votre lieu, pour que les coûts restent bas, vous pouvez le faire dans vos locaux. Vous pouvez aussi choisir un lieu adéquat comme au Centre des congrès Annecy. Gardez à l’esprit lieu que vous aurez peut-être besoin d’une endroit où préparer toute la partie restauration, qu’il faut que ça soit facile d’accès pour vos participants, qu’il y ait un moyen de transport à proximité ou un parking disponible. Choisissez ensuite une date pour votre événement. Assurez-vous que cette date convienne aux disponibilités de votre lieu et de votre équipe. Soyez au courant des jours fériés ou autres dates qui peuvent affecter les personnes qui assistent à votre événement.

Choisissez un thème pour votre événement

L’image de marque de votre événement est très importante, car vous voulez vous approprier ce moment. Cela signifie que vous devez donner un thème qui va à votre entreprise à votre événement. Apposez le nom de l’événement et votre marque sur tout le matériel et tous les goodies que vous allez utiliser. Lorsque vous utilisez les médias sociaux ou envoyez des mails pour faire connaître votre événement. Utilisez donc le nom de l’événement et votre logo afin que vos participants se sentent familiers avec l’événement. Choisir un thème pour l’événement et lui donner un nom donnera aux invités la sensation qu’ils vont participer à quelque chose spécial. Cela leur donnera envie de venir, bien plus que pour un simple repas d’affaire. 

Partagez votre événement

Partagez votre événement en ligne. Vous pouvez utiliser les réseaux sociaux, les emails et vendre les billets via une billetterie en ligne. Nous vous conseillons de bien montrer aux invités que le nombre de place est limitée et de leur permettre l’impression des badges nominatifs directement en ligne une fois leur place réservée.

Le jour-même, créez une feuille de route

Vous aurez besoin de faire des feuilles de route avant, pendant et après la journée de l’événement. La feuille de route du Jour-J est la plus importante. Elle doit contenir les rôles de chacun, les numéros de téléphone, les horaires, les postes, les consignes de sécurité …. La création d’un tel système permet de s’assurer que toutes les difficultés seront sous contrôle et que tout se déroulera bien.

Faites une analyse après l’événement

Une analyse générale post-projet permet d’identifier les points qui ont besoin d’être améliorés, il y a toujours des domaines à améliorer. Votre débriefing devra comprendre : une analyse de la communication post-événement, un point sur les objectifs, un point sur les prestataires, un point sur le rôle que chacun a tenu.