Logiciel visioconférence professionnel : Lequel choisir ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de vidéoconférence ?

Les logiciels de vidéoconférence peuvent être utilisés par des utilisateurs situés dans divers endroits pour mener des conférences en direct. Ces solutions sont très appréciées durant les période de confinement et plus particulièrement pour lutter face au coronavirus (COVID-19). La solution peut transmettre du texte, de l’audio et de la vidéo. Le principal avantage est que vous pouvez interagir avec les utilisateurs partout dans le monde et ainsi réduire les frais de déplacement. Le logiciel permet aux utilisateurs de collaborer et de partager des fichiers. Deux participants peuvent utiliser un système point à point tandis qu’une solution multipoint est nécessaire si le nombre de participants est supérieur à deux. Votre ordinateur doit être équipé d’un microphone, d’écouteurs et d’une caméra web pour pouvoir utiliser le logiciel de vidéoconférence. Les systèmes avancés offrent des fonctionnalités telles que la possibilité d’enregistrer les réunions, le partage d’écran en temps réel et le contrôle à distance du bureau. Parmi les autres fonctionnalités utiles, citons l’accès mobile, le cryptage et le stockage en nuage.

Les meilleurs logiciels de vidéoconférence

1. Lifesize est une véritable suite de solutions de vidéoconférence et de salles de réunion virtuelles hautement interopérables qui améliorent la communication, la collaboration et la productivité.
2. Skype est une application logicielle dont les outils texte, voix et vidéo permettent de partager facilement des expériences avec les personnes qui comptent pour vous, où qu’elles se trouvent.
3. Zoom est un logiciel de vidéoconférence simple qui favorise la collaboration grâce à un système intégré de conférence web, de réunion en ligne et de messagerie de groupe.
4. Cisco WebEx est un logiciel de conférence web qui aide les utilisateurs à organiser des événements et des réunions en ligne, et sert d’espace de travail en équipe.
5. GoToMeeting est un outil de réunion et de conférence en ligne parfait pour relier les personnes et les équipes et les réunir en un seul endroit.
6. Flock est un logiciel de collaboration en cloud conçu explicitement pour améliorer la communication au sein des équipes et l’efficacité des entreprises.
7. HighFive est un outil de vidéoconférence qui offre des solutions polyvalentes pour réaliser des réunions et des conférences en ligne plus simples et plus agréables.
8. Zoho Cliq est une application de messagerie d’équipe et de collaboration de la suite logicielle Zoho, proposée en éditions gratuite et premium.
9. HipChat est une plateforme de communication conçue spécialement pour le chat des équipes d’entreprises.
10. GoToWebinar est un outil de webinaire simple et en libre-service qui facilite l’organisation d’événements en ligne à grande échelle.
11. Pigeonhole Live est une plateforme de questions-réponses et de sondages pour les conférences publiques, les réunions d’entreprises et autres événements professionnels.
12. Roundee est un service de réunion vidéo intelligent pour Slack.

Comment choisir le meilleur logiciel de vidéoconférence ?

Les avantages à rendre votre entreprise un peu plus centrée sur la vidéo sont nombreux, car vous avez pris conscience du pouvoir créatif du contenu vidéo et de son impact massif sur la communication humaine. Cependant, y faire face avec succès reste un défi dans les environnements commerciaux, où la communication en face à face détient toujours le trône de la performance efficace.

La vérité est que baser votre processus de génération de revenus sur la communication vidéo ne devient pas plus sérieux que vous ne le souhaitez, et vous ne comprenez pas vraiment ni le but ni le sens avant que cela ne devienne absolument indispensable. En termes d’indispensablement, la mondialisation est à peu près suffisante pour expliquer pourquoi chaque grande entreprise doit installer les meilleurs outils de vidéoconférence dès que possible.

Logiciel de vidéoconférence : L’expérience de la réunion en ligne

Dans le cas idéal, les meilleurs outils de vidéoconférence permettent de lancer et d’organiser des réunions en ligne, avec transmission simultanée de vidéo et d’audio, et d’échanger des contenus textuels et des fichiers dans de multiples formats. Les principaux bénéficiaires de la visioconférence sont les grandes entreprises qui souhaitent collaborer avec des partenaires et des clients mondiaux, afin de rendre leur travail plus productif et de réduire les frais de déplacement.

Ce qui rend les outils logiciels de vidéoconférence plus attrayants que la conférence en ligne, c’est que les développeurs ont fait l’impossible pour reproduire les réunions en temps réel, en donnant à tous les participants un siège et la possibilité de participer en « levant la main ». La cerise sur le gâteau est probablement que les systèmes de conférence avancés permettent plusieurs types de communication à la fois, ce qui signifie qu’en tant que participant, vous pouvez vous référer à l’ensemble du public, ou à un membre particulier en utilisant le chat privé, ou être le seul à ne pas être physiquement présent dans la salle où se tient la conférence. La communication est instantanée, disponible via tous les appareils et traduite dans toutes les langues demandées, et le meilleur de tout : les participants peuvent décider s’ils veulent se joindre à la conférence en face à face ou utiliser le pont audio pour communiquer avec le reste du groupe.

Apprenez à connaître chaque produit grâce à un essai gratuit

Nous vous recommandons de vous inscrire aux essais gratuits ou aux démonstrations proposées par les principaux fournisseurs de logiciels de vidéoconférence afin de consulter leur liste de fonctionnalités et de faire une comparaison globale. Cela vous permettra de savoir si le logiciel est adapté à votre entreprise.

Choisissez la solution la plus adaptée à votre activité

• Les startups et les petits groupes peuvent utiliser un logiciel de vidéoconférence basique.
• Les entreprises ayant des bureaux dans plusieurs endroits peuvent réduire les frais de voyage d’affaires de leurs employés grâce à une solution de visioconférence professionnelle.
• Les multinationales ayant des bureaux internationaux peuvent utiliser un logiciel de vidéoconférence sur le web pour mettre en relation leurs employés dans différents endroits du monde.

Quels sont les exemples de logiciels de vidéoconférence ?

• Skype est l’un des meilleurs fournisseurs de solutions VoIP au monde et offre des fonctions de vidéoconférence, de vidéoconférence de groupe, de messagerie instantanée et de collaboration telles que le partage de documents et d’images.
• HipChat est une application de communication créée spécialement pour les petites entreprises qui discutent en équipe.
• ClickMeeting est une application très performante de conférence web basée sur un navigateur et dotée de puissantes fonctionnalités conçues pour rendre les webinaires et les réunions en ligne plus productifs.
• Mikogo est une solution de partage d’écran très facile à utiliser qui peut être utilisé pour les réunions en ligne, les appels de vente, l’assistance à distance, les webinaires, les présentations et les conférences web.

Types de logiciels de vidéoconférence

• Systèmes de vidéoconférence par téléprésence – Ils donnent l’impression d’être présents (téléprésence) dans une réunion bien que les participants soient dispersés dans différents endroits.
• Salles de visioconférence intégrées – Il s’agit d’applications de conférence de groupe utilisées dans les salles de classe, les salles de conseil et les salles de conférence avec de nombreux participants.
• Systèmes de visioconférence sur poste ou sur appareil – Il s’agit de systèmes conçus pour s’asseoir sur un moniteur.
• Systèmes de vidéoconférence de bureau – Ce type de système permet d’introduire les communications vidéo dans votre espace de travail personnel.

Principales caractéristiques des logiciels de vidéoconférence

• Tableau blanc – Aide les participants à la réunion à présenter leurs points
• Diffusion vidéo en continu – La réunion peut être diffusée en temps réel sur internet
• Audio et vidéo bidirectionnels – Aide les participants à interagir facilement
• Possibilité d’enregistrement et de lecture – Les réunions peuvent être enregistrées et révisées ultérieurement
• Chat privé par SMS – Les participants peuvent s’envoyer des SMS en privé
• Diffusion en continu des présentations – Les présentations peuvent être diffusées en continu sur l’internet pour un public plus large
• Diffusion à la demande sur le web – Les réunions peuvent être diffusées sur le web
• Levée électronique des mains – Cela aide les participants à se joindre à la réunion et à faire valoir leur point de vue
• Chat /messagerie – Les participants peuvent également chatter ou s’envoyer des messages s’ils le souhaitent
• Partage d’applications – Vous pouvez partager des applications avec d’autres pour une meilleure productivité

Avantages des logiciels de vidéoconférence

Nos comparaisons détaillées indiquent qu’avant tout, les logiciels de vidéoconférence permettent de réduire les frais de fonctionnement initiaux, surtout dans les grandes entreprises où les employés doivent se déplacer ou travaillent déjà à l’étranger dans un bureau décentralisé. Les systèmes de vidéoconférence sont souvent considérés comme les nouvelles frontières de la productivité des entreprises, notamment parce qu’ils n’impliquent pratiquement aucun coût d’installation (vous pouvez utiliser le matériel dont vous disposez déjà), que l’infrastructure est à l’épreuve du temps et que les employés n’ont pas besoin de temps pour se familiariser avec la nouvelle idée, qui, soit dit en passant, semble attrayante.

Deuxièmement, les logiciels de vidéoconférence renforcent l’esprit de collaboration tant individuel qu’au sein de l’équipe, car il est beaucoup plus facile d’envoyer un message instantané par satellite que de se déplacer dans le bâtiment pour le transmettre. Alors que certains diront que la communication en ligne accroît le risque de malentendus, la capacité vidéo exclut toute possibilité de mauvaise communication, ce qui maintient tous les participants en alerte sur le sujet abordé. La vidéoconférence ne fait pas que « ne pas perdre de temps » : elle le crée !

Troisièmement, la gestion devient nettement plus facile : les dirigeants ont accès à un système de communication flexible, avec tous les utilisateurs à bord pour les informations importantes et le suivi. En conséquence, l’interface s’améliore à tous les niveaux et toutes les données sont présentées en temps réel. Un avantage supplémentaire, souvent surveillé lors de la discussion de tels systèmes, est qu’ils facilitent l’embauche et la formation des personnes. Un recruteur trouve qu’il est beaucoup plus facile d’effectuer des entretiens vidéo au lieu de se fier aux données du CV et de fixer des dates distinctes pour chaque candidat.

Cela dit, la vidéoconférence est plus qu’essentielle pour l’efficacité et la productivité. Elle a une approche futuriste pour découvrir de nouvelles opportunités commerciales, comme la fourniture d’une assistance clientèle en face à face, et des moyens similaires pour utiliser la technologie vidéo comme un avantage concurrentiel. De nombreuses enquêtes ont prouvé que les équipes de vidéoconférence sont plus performantes que celles qui se fient entièrement à la communication en temps réel, car elles dépensent moins en déplacements, organisent des réunions plus courtes, enregistrent des taux de participation plus élevés, ont un meilleur accès aux experts, et surtout : découvrent les talents plus rapidement que quiconque.

Les menaces pour la sécurité liées à l’utilisation de logiciels de vidéoconférence

L’industrie de la production de vidéoconférences n’est certainement pas celle qui doit pinailler pour trouver des défauts, c’est plus que certain. Pourtant, rien n’est parfait, et il y a quelques points à surveiller, même dans le cas des systèmes de vidéoconférence les plus avancés.

Pour être plus précis : les caméras donnent un aperçu étonnant des performances, mais elles peuvent faire la même chose pour quelqu’un d’autre que pour vous. Le moindre mouvement de la souris peut suffire à un pirate informatique pour accéder à une réunion à laquelle il n’a pas été invité, et nous sommes sûrs que vous avez déjà des idées sur les conséquences dévastatrices que cela peut avoir sur votre entreprise.

Nous ne disons pas que la vidéoconférence est absolument exposée, mais plutôt que vous devez considérer la menace à l’avance, et vous assurer que les lacunes sont correctement comblées. Choisir un fournisseur fiable est un excellent moyen de commencer, même si le commerce d’informations protégé est l’un des plaisirs les plus luxueux que l’on puisse s’offrir sur Internet.

Qu’est-ce qui rend les logiciels de vidéoconférence si vulnérables ? En une seule phrase, c’est la présence de quelques fonctionnalités que votre fournisseur aurait dû éviter :

• Le produit est cher, mais l’installation est bon marché. Vous ne pouvez jamais savoir si les pirates informatiques s’intéresseront réellement à votre entreprise, mais en installant un logiciel de la manière la plus simple possible, vous les invitez littéralement. Un mauvais cryptage place le programme en dehors de votre pare-feu, et c’est quelque chose que vous devez savoir avant de lever les épaules et d’être heureux de ne pas perdre de temps.
• Sécurité d’accès inexistante. Vous pensez peut-être qu’il s’agit d’une fonctionnalité intéressante qui vous permet de contrôler ce que font vos employés, mais préparez-vous à partager ce contrôle avec des « tiers intéressés ». Lorsqu’un appel entrant n’a pas besoin d’être accepté, il suffit d’un seul bouton pour explorer ce qui se passe dans une salle de conférence. De la même manière que vous appuyez sur ce bouton, quelqu’un va composer le numéro et devenir un auditeur actif sans que personne ne le remarque.
• Ouvrir les carnets d’adresses et les bases de données. Il ne s’agit pas du type de dommages qu’un pirate informatique peut causer, mais de leur ampleur : lorsque quelqu’un accède à votre logiciel de conférence, il devient automatiquement autorisé à se promener dans vos données, et même à extraire des informations sur d’autres entreprises qui peuvent vous compromettre légalement.

Aperçu des prix

Familiarisés avec les avantages des programmes de vidéoconférence, la plupart des utilisateurs pensent qu’il leur en coûtera un joli centime pour en acheter un, mais ce n’est pas tout à fait vrai. Il existe un large éventail de solutions complètes qui fonctionnent de manière irréprochable et sont suffisamment souples pour que vous puissiez les adapter à vos besoins sans épuiser votre budget. En fonction du nombre d’utilisateurs que vous souhaitez inclure, du besoin d’équipement supplémentaire ou de fonctionnalités avancées, la vidéoconférence se classe de programmes absolument gratuits à des systèmes de groupe haut de gamme qui coûtent quelque chose comme 30 000 € par an.

Attentes

Contrairement à la plupart des systèmes qui améliorent les performances des entreprises, les systèmes de vidéoconférence ne devraient pas s’étendre, mais s’approfondir. Avant même que nous le sachions, la vidéoconférence abordera tous les aspects de notre activité, et nous ne nous rencontrerons plus en personne. Nous utiliserons plutôt un logiciel de réunion multipoint, et nous appellerons des collègues choisis en quelques secondes seulement lorsque nous devrons organiser une réunion avec eux.

Éléments à prendre en compte lorsque vous investissez dans un SaaS

Il existe de nombreuses solutions SaaS basées sur le cloud sur le marché, ce qui rend difficile pour une entreprise de choisir une plateforme adaptée à ses besoins. Le premier élément à prendre en compte est la facilité d’utilisation. Soyez sûr des changements nécessaires pour les processus et le flux de travail de votre équipe lorsque vous implémentez le logiciel. Procurez-vous un système qui s’adapte à vos flux de travail et non l’inverse.

Le deuxième élément à prendre en compte est l’interface utilisateur. Elle doit être simple et facile à utiliser pour que vos employés s’y habituent rapidement. Faites-les participer au processus de sélection et d’utilisation, et évaluez leurs besoins quotidiens pour trouver une bonne adéquation. Faites en sorte que les utilisateurs regardent les démonstrations, essaient les essais gratuits et obtiennent leurs commentaires.

La troisième caractéristique importante est l’évolutivité. Choisissez un système qui peut évoluer avec votre organisation. Bien que de nombreux fournisseurs de SaaS proposent des plans d’entreprise, ceux-ci sont coûteux pour de nombreuses entreprises. Vérifiez donc si le programme vous permet d’exporter vos données et de passer à un autre système si nécessaire. En fait, choisissez un fournisseur qui vous permet d’exporter vos données car vous pouvez avoir confiance en son honnêteté et il s’agit du type de marques SaaS avec lequel vous devriez chercher à établir un partenariat.

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