Pourquoi une entreprise doit-elle migrer sa messagerie professionnelle ?

À l’ère actuelle de la digitalisation, le système de messagerie est un outil qui fait partie intégrante des entreprises. Quasiment utilisé par l’intégralité de leurs services, ce dernier impacte en grande partie dans la productivité et la qualité du travail des collaborateurs. S’il venait à être obsolète ou défaillant, cela déteindrait directement le fonctionnement global de l’entreprise.

Pour s’adapter à des besoins toujours grandissants

Depuis quelques années, la messagerie devient l’outil de travail principal du collaborateur moderne, le garant d’un gain de flexibilité. Cela est favorisé par l’usage progressif des différents supports (smartphone, tablette, PC portable) pour consulter les emails professionnels, même en dehors des horaires de travail. C’est dire qu’il est crucial pour une entreprise de disposer d’une solution de messagerie qui soit en adéquation avec ses enjeux et ses besoins. C’est d’ailleurs pour cette raison que la plupart des solutions de messagerie professionnelles sont proposées dans un format évolutif. L’importance d’une migration de serveur de messagerie professionnelle tombe donc sous son sens, les éditeurs innovent constamment.
Ils proposent ainsi certaines nouvelles fonctionnalités en infogérance informatique pouvant s’avérer utiles pour les utilisateurs. Certains, par exemple, facilitent la gestion et la coordination du travail collaboratif, notamment dans le cadre du télétravail, de même pour la prise de rendez-vous, la gestion des mails, etc. Une entreprise peut donc se retrouver avec des besoins grandissants, qui nécessitent des fonctionnalités devenues incontournables, comme la synchronisation de la réception et de l’envoi des emails sur plusieurs supports, la synchronisation des contacts, rendez-vous, tâches. De même pour la mise en place des services collaboratifs, à savoir la messagerie instantanée, les agendas partagés en équipe, les réunions audio et visioconférences, etc.

Pour des raisons de sécurité et de stockage des données

La migration de messagerie peut aussi être motivée par de nouvelles exigences concernant la sécurité des systèmes d’information, imposée par le secteur d’activité lui-même, ou initiée par la direction de l’entreprise. Mais elle peut aussi être imposée à une entreprise concernée, souvent lors d’un rachat, d’une fusion ou tout simplement en fin de contrat, lorsque quand l’outil actuel est obsolète et qu’il faut acquérir des licences de logiciels. Par ailleurs, certains services de messagerie offrent des capacités de stockage plus importantes, couplées à différents types d’abonnement, ainsi qu’un archivage illimité, des offres alléchantes justifiant la migration vers une autre forme de messagerie.
Des problématiques liées à l’hébergement peuvent aussi inciter les entreprises à migrer vers une autre messagerie, pour ne plus avoir à maintenir un serveur en local, avec toutes les contraintes en termes de gestion, de mises à jour et d’entretien. Et c’est sans compter les coûts d’acquisition et de maintien en conditions opérationnelles qui sont parfois plus importants que d’autres. De quoi bénéficier d’une opportunité d’optimiser les coûts. Enfin, une telle procédure de migration ne peut se faire automatiquement. Malgré la mise à disposition des outils au public, les tâches sont complexes et requièrent une assistance pour la migration du serveur de messagerie.