Quel équipement choisir pour votre salle de réunion ?

Endroit privilégié des échanges en entreprise, la salle de réunion est un incontournable dans notre vie professionnelle. Qu’elle soit grande et spacieuse, de taille moyenne ou petite, nous y passons une grande partie de notre temps. De plus, nous constatons qu’actuellement y a plus besoin de se déplacer pour rencontrer un client, pour faire un brainstorming entre équipes placées dans différentes régions.

Désormais Il existe des nombreuses solutions pour dynamiser l’échange collectif. Néanmoins, il est très important d’y penser aux petits détails pour rendre cet espace de travail non seulement productif mais également agréable et adapté à vos équipes. Pour maximiser le travail et prendre les bonnes décisions, nous vous présentons nos conseils pour bien équiper vos salles de travail.

Identifier les types de réunions pour trouver la solution la plus adaptée à vos besoins

Définir les usages d’une salle de réunion est une étape clé afin d’optimiser la sélection des équipements technologiques. Ça peut paraître évident, mais la plupart du temps c’est un aspect négligé. Une salle dédiée à des réunions classiques aura besoin d’un matériel diffèrent qu’une salle où des créatifs ont l’habitude de travailler pour échanger sur plusieurs idées. Dans ces cas, bien réfléchir en amont vous aidera à assigner les bonnes solutions destinées à des usages multi-métiers ou plus spécifiques.

• Réunion de créativité ou séance de travail en groupe : Pour ce type de session la technologie est à notre service pour faciliter le travail collectif. Dans ce cadre, il faudra privilégier un écran tactile en plus de l’équipement classique (pieuvre téléphonique, caméra vidéo, pointer etc). Cette solution innovante, et selon plusieurs, écologique, vous permet de remplacer le paperboard classique et vous éviter de devoir penser à chaque fois au bon marqueur !
• Présentation d’un projet ou visioconférence : De plus en plus fréquente dans le monde de travail, ce type de réunion est source d’innombrables avantages pour les entreprises. Des économies en temps de déplacement ainsi qu’en coûts d’hébergement pour citer quelques-unes, la visioconférence prend son élan. De plus, elle est simple à mettre en place. Elle requiert d’un outil adapté aux conférences par vidéo interposé relié à un réseau de communication fiable et rapide comme un écran, une caméra vidéo et une pieuvre téléphonique.

Prendre en compte la taille de réunion avant de choisir son kit de salle de conférence

Écran tactile, clavier ou micro sans fil, télécommandes de présentation, pieuvre téléphonique … autant des gadgets technologiques à choisir. Mais, devons-nous tout choisir ? Pas forcément. Ce choix dépendra de la surface totale de la pièce, le nombre des personnes à accueillir, la luminosité et l’isolation sonore. Autant des critères à prendre en compte soigneusement.

• Petite salle de travail : Accueillant des équipes de taille réduite, le matériel pour ce type de salle doit être optimisé. Pensez à choisir que le strictement nécessaire pour laisser assez d’espace personnel à chacun et donner une sensation de confort. Optez plutôt pour un équipement basique composé d’un écran, une pieuvre téléphonique et un clavier sans fil. Pensez à rendre la pièce lumineuse. Des lampes LED seront vos alliés pour ne pas surchauffer l’espace.
• Salle de réunion de taille moyenne : A mi-chemin entre les deux autres salles, ce type de salle est la plus sympa à équiper car nous avons moins de contraintes ou des spécificités à prendre en compte. Dans ce contexte, au moment de devoir choisir, optez plutôt pour le type d’utilisation de la salle. Choisissez pour cette configuration de salle un kit complet : Ecran tactile, pieuvre téléphonique, télécommandes de présentation et contrôleur tactile. En revanche, pensez bien au type des réunions à réaliser, car inutile de mettre des écrans tactiles si personne ne les utilise même si dernière tendance.
• Salle de conférences grande et spacieuse : Pouvant accueillir un plus grand nombre des intervenants, le choix est large. Pensez au kit complet : Ecran tactile, pieuvre téléphonique, télécommandes de présentation et contrôleur tactile. Pensez en double voir triple si l’espace est suffisamment grand et le mérite. Mais rappelez-vous que l’idée c’est n’est pas d’encombrer inutilement l’espace avec une multitude des objets mais de faciliter le visionnage et l’interaction des intervenants selon leur emplacement.

Le type d’équipement

Précédemment nous avons attiré votre attention sur des points importants à prendre en compte lors de l’aménagement technologique d’une salle de réunion. Maintenant place aux éléments à notre disposition pour faire de cet espace, un endroit idéal pour l’épanouissement d’équipe. Voici la liste de nos gadgets préférés :

Ecran LCD ou Ecran tactile

Remplaçant du vidéoprojecteur classique, l’écran LCD vient moderniser nos salles de réunion. Proposant presque les mêmes fonctions d’un vidéoprojecteur mais bien plus pratique quant à l’installation et l’utilisation, son coût plus élevé fait hésiter au moment de choisir. Si vous êtes enclin à vous rendre la vie le plus facilement possible, optez plutôt pour ce type de moniteur si vous avez le budget. Plus besoin de monter en haut de la table pour l’allumer en cas de perte de la télécommande, et plus besoin d’une luminosité spécifique afin de visionner le contenu partagé.

Projecteur

Partenaire de longue date des réunions de travail, ce vieux compagnon se modernise. Aujourd’hui nous trouvons sur le marché de projecteurs sans fil. Une évolution a n’est pas négliger car maintenant plusieurs personnes peuvent avoir la main sur la diffusion de documents. Des nouveaux appareils existent pour diffuser des contenus vidéo, audio ou autres (tableaux Excel, documents Word, PDF) depuis un ordinateur, une tablette ou même un téléphone portable. Le tout pour un prix très correct surtout si vous avez des restrictions budgétaires.

Pieuvre téléphonique

Ce système d’audioconférence vous permet d’appeler un ou plusieurs interlocuteurs à distance au même temps. La pieuvre téléphonique fonctionne comme en haut-parleur de haute qualité, ce qui est un avantage en matière de qualité du son. Grâce à des micros placés autour de l’appareil, tous les intervenants peuvent interagir de façon naturelle sans besoin de changer de place. Quant à l’aspect technique de ce système d’audioconférence, rien de plus simple. Il suffit de le brancher à votre ligne téléphonique analogique, numérique ou en IP.

Télécommandes de présentation

Rien de plus agréable que balayer le contenu de vos présentations simplement. Actuellement l’offre est diverse. Grâce à la technologie, leurs fonctions ne se limitent plus qu’à changer les pages du diaporama. Certains nouveaux modèles proposent des fonctions telles que le masque de diapos, l’affichage d’un écran blanc afin d’attirer l’attention des participants ou permuter entre le mode de présentation et le mode de document Powerpoint.

Contrôleur tactile

Cet objet qui ressemble plus à une tablette qu’a une autre chose, vous permet de gérer l’ensemble des équipements audiovisuels et informatiques à partir d’un seul point de contact. En reliant votre kit d’équipement à ce dispositif, plus besoin d’avoir à contrôler plusieurs télécommandes au même temps. Des modèles plus sophistiques, bénéficient des fonctions plus poussées comme l’intégration du calendrier, l’affichage dynamique, le partage immédiat de contenu, entre autres. Une belle panoplie des options pour bien s’amuser lors de sessions de travail.

5 conseils pour choisir une salle de réunion

Je vais examiner comment vous pouvez choisir la meilleure salle pour vos réunions, même si vous n’utilisez pas un lieu extérieur.

Vérifiez la lumière

Que vous choisissiez une salle dans votre lieu de conférence comme cet exemple lyonnais ou que vous réserviez simplement une salle de réunion au siège de votre entreprise, essayez d’en obtenir une avec lumière naturelle. Cela implique de grandes fenêtres et d’éviter le sous-sol. Bien sûr, si vous voulez projeter un film ou si vous avez une autre raison de vouloir une salle obscure, ignorez cela ! Mais en général, vos plateformes de réunion vous remercieront d’avoir choisi une salle avec beaucoup de lumière.

Rendez-la accessible

Même si un lieu de réunion est équipé de rampes et de toilettes pour handicapés, il se peut que peu de délégués se déplacent en fauteuil roulant. Si vous avez un participant qui utilise un fauteuil roulant ou qui a d’autres besoins particuliers, faites-le savoir à l’avance au lieu de réunion. Ils doivent en discuter lors d’une réunion d’information du personnel, afin que celui-ci soit disponible pour les aider si nécessaire.

Si vous utilisez les installations de votre entreprise, vous constaterez peut-être que votre délégué est quand même à l’aise dans les environs. Demandez-lui s’il a une préférence pour une salle de réunion, par exemple une salle située à proximité des toilettes ou des ascenseurs.

Choisissez un bon emplacement

Choisissez une chambre qui vous convient. C’est-à-dire dans un endroit commode pour les délégués, mais aussi dans un endroit commode dans le bâtiment. J’ai perdu le compte du nombre de fois où je me suis perdu en allant à une réunion dans un bâtiment inconnu. Si vous utilisez un lieu extérieur, demandez à la réception de mettre des panneaux indiquant le chemin. Vous pouvez même le faire dans les bureaux de votre entreprise ! Mettez également un panneau sur la porte pour que les gens sachent qu’ils sont arrivés au bon endroit.

Assurez-vous qu’il y a suffisamment de place

Disposer les tables est une chose, mais il faut aussi avoir suffisamment d’espace dans la pièce. Plus il y a de monde, plus vous aurez besoin d’espace. Désignez un endroit pour les manteaux et les sacs, et n’oubliez pas que les ordinateurs portables et les projecteurs prennent de la place sur les tables. Si vous attendez des participants qu’ils se lèvent et se promènent pour une activité de réseautage ou pour briser la glace, prévoyez également de l’espace pour cela.

Vérifiez qu’il y a suffisamment de prises de courant

Les réunions de projet nécessitent des ordinateurs portables, des projecteurs, du wifi, des prises de courant et toutes sortes d’autres téléphones intelligents et gadgets – attendez-vous à ce qu’au moins une personne manque de batterie sur son appareil et ait besoin d’une prise de courant disponible pour se recharger. Si vous prévoyez de montrer une présentation, telle que le plan du projet dans Seavus Project Viewer, ou votre espace de travail de collaboration de projet, assurez-vous d’arriver tôt pour alimenter votre kit.