Quelle est l’utilité des carnets autocopiants ?

La prise de note est essentielle dans de nombreux secteurs et le carnet autocopiant peut sembler banal. Pourtant de plus en plus d’entreprises ne connaissent pas encore cet outil. Cet article vous révèle en quoi il est intéressant d’utiliser ce genre de carnet peu importe votre l’activité de votre entreprise.

Les principaux usages des carnets autocopiants

Les carnets autocopiants sont des supports présentant un assemblage de plusieurs feuillets identiques : duplicata, triplicata, quadriplicata. Ils sont essentiellement destinés à laisser une preuve écrite entre plusieurs entités. En fait, les feuillets encollés facilitent le recopiage en simultané et en plusieurs exemplaires de l’empreinte du stylo. Ils constituent une bonne manière de se protéger. Effectivement, de plus en plus d’entreprises et de particuliers les utilisent comme pièces justificatives de leurs transactions. Pour plus de commodité dans l’usage, les feuilles se déclinent dans différentes couleurs : blanc, jaune, rose, vert ou encore bleu. Certaines sociétés choisissent volontairement de personnaliser leurs carnets professionnels en suivant des codes couleurs. L’objectif est de mettre en avant l’image de marque auprès des clients.
Les carnets autocopiants améliorent la gestion des affaires. Ce sont des archives qui aident à remémoriser les informations importantes. Ils sont utiles, non seulement pour la classification de certaines données, mais également dans le cadre des affaires : accords, contrats, rapports, attestations, etc. Après tout, il vaut mieux garder plusieurs traces écrites en guise de preuve pour éviter les différents conflits. Généralement, les carnets autocopiants sont utiles pour établir divers documents. Il y a les factures, les reçus, les bons de commande ou livraison, les carnets de commandes (restaurant), les carnets d’entretien, les devis, les bons d’intervention, les fiches de stocks, etc. Ainsi, chaque partie a en sa possession un exemplaire conforme à l’original.

Les avantages d’utiliser ces carnets

Sur le plan professionnel, les carnets autocopiants facilitent considérablement les tâches d’organisation au sein de l’entreprise. Ils permettent de relier l’ensemble des pièces dans un seul carnet au lieu de conserver divers documents. D’autant plus, les feuilles sont détachables. L’autre avantage du carnet autocopiant est qu’il permet une économie de temps. En effet, on n’a pas besoin de recopier à chaque fois les mêmes données. Les grandes entreprises perdent du temps, ainsi que des feuilles, à copier des documents similaires à l’infini. Hormis garder trace des informations, ces carnets instaurent un climat de confiance entre les entités. Ces dernières sont rassurées de disposer d’un volet écrit, cohérent et sérieux.
Existants dans de nombreux formats, les carnets autocopiants s’adaptent aux besoins des utilisateurs. On peut également adapter le format selon l’utilisation voulue : A3, A4, A5. Dans le secteur de la vente ou de la restauration, le carnet autocopiant A5 est un outil pratique pour organiser les commandes des clients. Aussi, les formats A3 et A4 permettent d’inscrire des informations très détaillées. En outre, on a l’embarras du choix quant au nombre des feuilles encollées, leur couleur, ainsi que l’emplacement de la reliure (sur la largeur ou la longueur). D’autres détails de ces carnets sont personnalisables : le grammage du papier, l’impression de la couverture, l’impression des pages intérieures, etc.